Tijd voor een reality check: papieren facturen zijn zó vorige eeuw. En ja, zelfs pdf’jes die je als bijlage mailt, zijn al aan het verouderen. De Belgische overheid gooit het roer om, en er gonst steeds vaker één grote vraag rond in ondernemersland: is e-invoicing nu echt verplicht? Geen zorgen, ik leg het je uit. En ja, zonder saaie ambtelijke woorden.
Wat bedoelen ze eigenlijk met e-invoicing?
Laten we even iets rechtzetten: e-invoicing is niet gewoon een factuur die je via e-mail stuurt. Nope. Het gaat om gestructureerde elektronische facturen die automatisch ingelezen kunnen worden in boekhoudsoftware. Denk XML-formaat, en niet gewoon een pdf’tje met je logo in Comic Sans (geloof me, dat font moet écht verboden worden).
In België loopt dat via het Peppol-netwerk. Dat klinkt als een soort Pokemon, maar is eigenlijk een Europees platform dat overheden en bedrijven toelaat veilig facturen uit te wisselen. Heel fancy dus. En het mooie? Als alles juist ingesteld staat, hoef je als mens amper iets te doen. De systemen praten lekker met elkaar, zonder tussenkomst van scrollende boekhouders.
Sinds 2022 is e-invoicing verplicht voor facturen aan overheidsinstanties. Dus als jij je geld verdient door bijvoorbeeld kopjes koffie te leveren aan het gemeentehuis of een website te maken voor het ministerie van Witte Lijntjes, dan móét je elektronisch factureren.
Wat verandert er binnenkort voor gewone bedrijven?
We gaan even vooruit spoelen naar 2026. Vanaf dan wordt e-invoicing ook verplicht onder bedrijven (B2B). En nee, dit is geen enge sciencefiction, maar een realistisch plan van de federale overheid. Ze willen dat iedereen slimmer gaat werken, minder papier gebruikt en vooral… sneller belastingcenten incasseert. Jawel, de fiscus kijkt mee.
Het plan is om e-invoicing voor B2B-facturen verplicht te maken voor alle btw-plichtige bedrijven. Er zijn nog uitzonderingen, bijvoorbeeld voor de kleine ondernemersregeling, maar die marge wordt kleiner en kleiner. Dus ja, als jij een eenmanszaak hebt en denkt “ze zullen mij wel gerust laten”, dan heb je nog een paar jaartjes. Maar daarna ben je ook aan de beurt.
Wat betekent dat voor jou? Nieuwe software, misschien een beetje stress, maar uiteindelijk ook: minder fouten, snellere betalingen en minder “oh crap ik ben dat vergeten in te boeken”-momentjes. Je digitale boekhouder gaat het je ook in dank afnemen.
Waarom doet België dit eigenlijk?
Goeie vraag. België houdt wel van structuur – van het verkeer tot de facturen. De overheid wil gewoon minder fraude, minder administratieve rompslomp en meer efficiëntie. En ja, dat klinkt saai, maar wacht even. Denk aan het voordeel: je stuurt een factuur uit en die komt rechtstreeks in het systeem van je klant terecht. Geen gepruts meer met bijlagen, foute bedragen of vergeten btw-nummers.
Daarnaast wil België ook een inhaalbeweging maken. Andere landen zoals Italië en Polen zijn al een stuk verder met digitale facturatie. En laten we eerlijk zijn, als zelfs Polen verder zit in digitalisering, dan is het wel tijd dat wij onze act together krijgen. België wil dus niet achterblijven in de Europese e-facturatierace.
Voor de overheid is het ook handig: ze kunnen sneller controleren, sneller gegevens verzamelen en ja… sneller belastinggeld ontvangen. Slim bekeken. Dus eigenlijk is het een win-win-win. Voor de overheid, voor de bedrijven, en voor iedereen die ooit een factuur probeerde te ontcijferen die in de regen had gelegen.
Wat moet jij nu concreet doen?
Als je nu al aan overheden factureert, dan ben je al verplicht om via e-invoicing te werken. Check even of jouw boekhoudpakket compatibel is met het Peppol-netwerk. Veel grote programma’s zoals Exact, Yuki of Billit zijn dat al. Dus goed nieuws: je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Even instellen, en klaar is kees.
Voor bedrijven die nog niet moeten, maar binnenkort wel, is het slim om nu al te beginnen. Zo ben je straks niet het haasje als alles plots tegelijk moet veranderen. Je vermijdt ook die typische last-minute paniek waar Belgische ondernemers stiekem kampioen in zijn. Denk aan: “Oei, deadline was gisteren?” Ja, dát gevoel.
Laat je eventueel begeleiden door een boekhouder die mee is met zijn tijd (niet die boekhouder die zijn facturen nog op een floppy stuurt). Er zijn ook handige handleidingen online, én zelfs gratis webinars die je op weg helpen. Begin gewoon op tijd, test wat uit, stel vragen en… drink er af en toe een koffietje bij.
